Korrekt dokumentation – nøglen til en vellykket revision

Når en virksomhed skal have gennemført revision, er det ikke nok, at tallene i regnskabet ser rigtige ud. Det, der virkelig gør forskellen, er den dokumentation, der ligger bag. Uden fyldestgørende bilag, kontrakter, kvitteringer og andre beviser for de registrerede poster, kan revisor ikke bekræfte regnskabets rigtighed.

Korrekt dokumentation er derfor helt afgørende – både for en smidig revisionsproces og for virksomhedens troværdighed. I denne artikel ser vi nærmere på, hvad korrekt dokumentation indebærer, hvorfor den er vigtig, hvilke fejl der oftest opstår, og hvordan virksomheder kan opbygge gode rutiner.

Hvorfor dokumentation er fundamentet i revision

Dokumentation er rygraden i ethvert regnskab. Den giver bevis for, at de tal, der er registreret, afspejler virkelige hændelser. Når en revisor gennemgår regnskabet, er dokumentationen det materiale, der gør det muligt at vurdere, om årsrapporten er korrekt.

Hvis en virksomhed for eksempel har bogført en udgift på 50.000 kroner til nyt udstyr, skal der kunne fremvises en faktura og betalingsdokumentation. Uden dette kan posten ikke bekræftes. Dermed kan regnskabet miste troværdighed, og revisor kan blive nødt til at tage forbehold i sin påtegning.

Typiske krav til dokumentation

Dokumentationskravene varierer alt efter posternes art og virksomhedens størrelse, men nogle grundlæggende principper gælder for alle.

1. Bilag for indtægter og udgifter
   Alle indtægter skal understøttes af fakturaer eller kvitteringer. Det samme gælder udgifter, uanset om det er store investeringer eller små kontorindkøb.

2. Bankudtog og betalingsdokumentation
   Betalinger skal kunne spores direkte i bankudtog. Det er ikke nok at have en faktura – der skal også være bevis for, at den er betalt.

3. Kontrakter og aftaler
   Ved længerevarende samarbejder eller større transaktioner er kontrakter en vigtig del af dokumentationen. De viser, at der er en reel aftale bag tallene.

4. Fysisk optælling af varelager
   Varelager skal dokumenteres gennem optællinger og opgørelser. Revisor kan anmode om at se både opgørelser og procedurer for, hvordan optællingen er foretaget.

5. Anlægsaktiver og afskrivninger
   Ejendomme, maskiner og andre aktiver skal dokumenteres med købsdokumenter. Afskrivninger skal kunne forklares ud fra realistiske vurderinger af aktivernes levetid.

Hvad sker der, hvis dokumentationen mangler?

Manglende dokumentation er en af de hyppigste årsager til problemer under revision. Det kan føre til:

• Forbehold i revisors påtegning – hvilket svækker regnskabets værdi over for banker og investorer.

• Forsinkelser – fordi revisor må bruge ekstra tid på at lede efter bilag eller stille opfølgende spørgsmål.

• Øgede omkostninger – jo mere tid revisor bruger på at finde dokumentation, desto dyrere bliver revisionen.

• Risiko for sanktioner – hvis myndigheder finder ud af, at bogføringen ikke lever op til lovkravene.

Selv en lille virksomhed kan opleve store problemer, hvis dokumentationen ikke er på plads.

Typiske fejl i dokumentationen

Mange fejl går igen, når det gælder dokumentation. Blandt de mest almindelige er:

• Manglende bilag: Fakturaer eller kvitteringer, der er blevet væk eller aldrig er indsamlet.

• Uklare bilag: Dokumenter, hvor beløbet ikke stemmer med den bogførte post.

• Dobbeltbogføring: Samme faktura er registreret to gange, hvilket skaber forkerte tal.

• Manglende kontrakter: Især ved lån, lejeaftaler eller længerevarende samarbejder.

• Svag lagerdokumentation: Optællinger, der er upræcise eller mangler beviser.

En erfaren revisor – fx en lokal revisor Brøndby – vil hurtigt kunne spotte disse fejl og rådgive virksomheden om, hvordan de kan undgås i fremtiden.

Hvordan virksomheder kan forbedre dokumentationen

Den gode nyhed er, at korrekt dokumentation ikke behøver at være besværlig. Med nogle enkle rutiner kan de fleste virksomheder markant forbedre kvaliteten.

Det vigtigste er at etablere en fast proces for, hvordan bilag indsamles, gemmes og registreres. Mange vælger at digitalisere hele processen, så fakturaer og kvitteringer scannes eller automatisk hentes ind i regnskabssystemet.

Det er også en fordel at lave månedlige afstemninger. Når bank, debitorer og kreditorer stemmer, bliver det lettere at opdage manglende dokumentation i tide.

For virksomheder med varelager kan faste procedurer for optælling og dokumentation gøre en enorm forskel. Hvis optællingen sker løbende og ikke kun én gang om året, bliver det langt lettere at levere den dokumentation, revisor efterspørger.

Eksempel fra praksis

En mellemstor produktionsvirksomhed oplevede flere år i træk problemer under revisionen, fordi der manglede dokumentation for varelager og anlægsaktiver. Revisor måtte tage forbehold, og banken begyndte at stille spørgsmål til regnskabets pålidelighed.

Efter at have implementeret et digitalt lagerstyringssystem og en fast procedure for dokumentation af aktiver, ændrede situationen sig markant. Ved den næste revision kunne revisor godkende posterne uden problemer. Resultatet var ikke blot en ren påtegning, men også en styrket relation til banken, som nu havde større tillid til virksomheden.

Et lignende eksempel kunne ses hos en mindre virksomhed, der søgte hjælp hos en revisor Brøndby. Her viste det sig, at problemet primært var manglende struktur i bilagshåndteringen. Med enkle rutiner og digitalisering kunne virksomheden hurtigt forbedre situationen.

Dokumentation som investering

Mange ser dokumentation som et nødvendigt onde. Men i virkeligheden er korrekt dokumentation en investering i virksomhedens fremtid. Den sparer tid og penge på sigt, fordi revisoren kan arbejde hurtigere og mere effektivt.

Derudover giver den ledelsen et langt bedre overblik. Når alle transaktioner er veldokumenterede, kan virksomheden træffe beslutninger på et sikkert grundlag. Det styrker også relationen til eksterne parter, der får større tillid til tallene.

Korrekt dokumentation er nøglen til en vellykket revision. Uden fyldestgørende bilag, kontrakter og afstemninger risikerer virksomheder forsinkelser, ekstra omkostninger og forbehold i revisors påtegning.

Når dokumentationen derimod er på plads, bliver revisionen en smidig proces, der skaber værdi i stedet for frustration. Det styrker ikke kun regnskabets kvalitet, men også virksomhedens troværdighed over for banker, investorer og myndigheder.

Med hjælp fra en kvalificeret revisor – uanset om det er en landsdækkende specialist eller en lokal rådgiver som en revisor Brøndby – kan virksomheder sikre, at dokumentationen lever op til alle krav. Hos Finara kan man hurtigt og gratis blive matchet med de rette rådgivere, så virksomheden får styr på både dokumentationen og revisionen.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad menes der med korrekt dokumentation i revision?
Det er bilag, kontrakter, bankudtog og andre beviser, der viser, at posterne i regnskabet er korrekte og reelle.

Hvad sker der, hvis dokumentationen mangler?
Revisor kan ikke godkende regnskabet fuldt ud, hvilket kan føre til forbehold i påtegningen og manglende tillid fra banker og investorer.

Hvordan kan virksomheder sikre korrekt dokumentation?
Ved at indføre faste rutiner for bilagshåndtering, lave løbende afstemninger og eventuelt digitalisere hele processen.